Bei der Kreditorenbuchhaltung (AP) handelt es sich um einen Teilbereich der Finanzbuchhaltung. Die Bezeichnung „Kreditor“ stammt von dem lateinischen Begriff credere (anvertrauen) ab. Der Kreditor ist ein Gläubiger, der dem eigenen Unternehmen einen Kredit in Form von Waren oder Dienstleistungen bewilligt. In dieser Form der Buchhaltung werden alle Rechnungseingänge, Zahlungsvorgänge und offene Posten zwischen den Kreditoren und dem eigenen Unternehmen erfasst und strukturell aufgelistet.
Die Kreditorenbuchhaltung beschäftigt sich vor allem mit der Beziehung von Gläubigern und Schuldnern, die in einer geschäftlichen Beziehung stehen. Folglich die Leistungserbringung beziehungsweise Zahlung für gelieferte Ware oder erbrachte Leistungen beider Parteien. Die primäre Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist die Erfassung aller Prozesse, die mit den sogenannten Eingangsrechnungen eines Unternehmens zusammenhängen. Dies beinhaltet zum Beispiel die Erfassungen der Verbuchung und Begleichung aller finanziellen Verpflichtungen (Verbindlichkeiten), die aus der Abwicklung bezogener Lieferungen und Leistungen zwischen dem Unternehmen und den Kreditoren (z. B. Lieferanten) entstehen.
Durch die gewissenhafte Überprüfung von Rechnungen und Lieferungen, trägt die Kreditorenbuchhaltung maßgeblich zur internen Prozessoptimierung bei. Anhand der erfassten Daten und Fakten können Prozesse vereinfacht, effizienter gestaltet und somit auch die Kosten gesenkt werden. Die Kreditorenbuchhaltung hilft außerdem dabei, ein exaktes Bild über die finanzielle Situation im Unternehmen zu behalten sowie das Zahlungsverhalten der Kunden zu dokumentieren und zu analysieren.
